VKSND khu vực 3 – Lai Châu triển khai thực hiện “Phòng họp không giấy”

Thực hiện Chương trình công tác năm về việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, vừa qua Viện kiểm sát nhân dân khu vực 3 – Lai Châu đã triển khai xây dựng phần mềm và thực hiện “Phòng họp không giấy”. Phòng họp không giấy được triển khai lần đầu tại buổi họp giao ban tuần ngày 09/9/2025 và tiếp tục triển khai tại các cuộc họp khác của cơ quan.

Bước đầu thực hiện “Phòng họp không giấy”, toàn thể công chức, người lao động của cơ quan đều cơ bản tiếp cận, thực hiện đầy đủ các thao tác trên Phần mềm, quá trình họp đơn vị không sử dụng sổ sách truyền thống mà dùng máy tính cá nhân, điện thoại thông minh để tham gia. “Phòng họp không giấy” đã giải quyết những hạn chế của cuộc họp truyền thống như: việc chuẩn bị tài liệu, thu thập ý kiến, điểm danh, tổng hợp, lập biên bản trước và sau cuộc họp, giao việc... Việc chuyển đổi hình thức tổ chức cuộc họp trên phần mềm đã giúp đơn vị tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp, truy cập tìm kiếm thông tin nhanh chóng, dễ dàng và giúp cho lãnh đạo đưa ra các ý kiến chỉ đạo cũng như theo dõi việc thực hiện kịp thời, chính xác.

Đồng chí Lê Trọng Bính, Viện trưởng điều hành cuộc họp trên phần mềm

“Phòng họp không giấy” (giao diện video trực tuyến)

 Phần mềm “Phòng họp không giấy” do đơn vị tự xây dựng và phát triển với các tính năng nổi bật đó là: trước khi diễn ra cuộc họp, người chủ trì có thể lên kế hoạch và quản lý cuộc họp, thành viên có thể xem trước các thông tin liên quan có sẵn trong phần mềm như: thời gian, địa điểm, tài liệu cuộc họp…. Tài liệu cuộc họp do Chủ trì hoặc thư ký cuộc họp tải lên phần mềm, thành viên có thể xem trước, ghi lại ý kiến để trao đổi. Chủ trì và các thành viên có thể quản lý việc xem tài liệu của thành viên như: thành viên nào đã đọc, chưa đọc hay đang đọc; thời gian thành viên đọc tài liệu… Trong cuộc họp: thành viên có thể thảo luận (theo sự điều khiển của người chủ trì), ghi ý kiến chung trong cuộc họp hoặc ghi ý kiến cá nhân. Người chủ trì có thể tạo các cuộc bình chọn, bỏ phiếu công khai hoặc ẩn danh. Ngoài ra với hệ thống video trực tuyến giúp phòng họp không giấy kết nối với các phòng họp khác hoặc các cá nhân từ xa, giúp thu hẹp khoảng cách về địa lý, đồng thời giúp cho lãnh đạo đơn vị (người chủ trì) có thể điều hành cuộc họp ngay cả khi không ở cơ quan. Sau cuộc họp: Phòng họp không giấy hỗ trợ lưu trữ, quản lý và truy xuất các tài liệu và những thông tin liên quan đến cuộc họp; các thành viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập, lưu trữ và sử dụng tài liệu kể cả khi cuộc họp đã kết thúc. Sau khi kết thúc cuộc họp, Chủ trì và thư ký có thể kí biên bản cuộc họp trên phần mềm để phát hành biên bản chính thức, các thành viên đều có thể xem nội dung, diễn biến cuộc họp theo biên bản đã được thư ký soạn thảo. Phòng họp không giấy cũng hỗ trợ việc quản lý công việc giúp người chủ trì, các thành viên theo dõi, cập nhật công việc được giao theo thời gian thực.

Toàn cảnh cuộc họp giao ban theo hình thức “Phòng họp không giấy”

Bước đầu thành công của việc triển khai “Phòng họp không giấy”, Viện kiểm sát nhân dân khu vực 3- Lai Châu sẽ tiếp tục phát huy, tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nhằm góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác trọng tâm trong năm nói riêng và nâng cao chất lượng công tác kiểm sát nói chung.

Lê Hoàng Hoa, VKSND khu vực 3